Com o novo salário mínimo de R$ 1.621,00 para 2026, muitas empresas — especialmente micro e pequenas — estão se perguntando: quanto realmente custa contratar um funcionário?
A resposta vai além do salário que aparece no contrato. Para planejar suas finanças com segurança, é preciso considerar encargos, benefícios e custos indiretos.
Neste artigo, você vai entender, passo a passo, todos os custos envolvidos e como calculá-los para fazer um planejamento sólido e evitar surpresas no caixa da sua empresa.
1. Salário Bruto: o ponto de partida
O salário bruto é o valor que o empregado receberá antes de qualquer desconto. Para 2026, o salário mínimo está fixado em R$ 1.621,00. Esse é o mínimo que um funcionário pode receber, salvo acordo salarial ou convenção coletiva que estabelece valores maiores para categorias específicas.
Mas atenção: esse valor sozinho não representa o custo total para a empresa.
2. Encargos Trabalhistas e Previdenciários
A maior parte do custo de um funcionário está nos encargos sociais e trabalhistas pagos pelo empregador. Os principais são:
INSS Patronal
- A empresa paga 20% sobre o salário bruto ao INSS como contribuição patronal.
Exemplo:
20% de R$ 1.621,00 = R$ 324,20
FGTS
- A empresa deposita 8% do salário bruto para o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
8% de R$ 1.621,00 = R$ 129,68
Outras contribuições
Dependendo da atividade e do enquadramento, a empresa pode ter:
- RAT (Seguro contra acidentes de trabalho): de 1% a 3%
- Sistema “S” (SESI, SENAI, etc): de 1,5%
Para simplificar, vamos considerar um percentual médio de 1,5%.
1,5% de R$ 1.621,00 = R$ 24,32
3. Provisões de 13º Salário e Férias
Além dos encargos mensais, a empresa precisa provisionar valores que serão pagos ao funcionário ao longo do ano:
13º Salário
- Corresponde a 1 salário extra por ano
Dividindo em 12 meses: R$ 1.621,00 / 12 = R$ 135,08 por mês
Férias + 1/3 Constitucional
- Férias equivalem a um salário por ano + 1/3 adicional
(R$ 1.621,00 / 12) + (1/3 * R$ 1.621,00 / 12)
Aproximadamente R$ 180,11 por mês
4. Custo Mensal Total Estimado (Empregador)
Vamos consolidar todos os valores:
| Item | Valor (R$) |
|---|---|
| Salário bruto | 1.621,00 |
| INSS Patronal (20%) | 324,20 |
| FGTS (8%) | 129,68 |
| RAT + Sistema S (1,5%) | 24,32 |
| Provisão de 13º salário | 135,08 |
| Provisão de férias + 1/3 | 180,11 |
| Total estimado por mês | ~ R$ 2.394,39 |
Conclusão: Um funcionário contratado com salário mínimo pode custar aproximadamente R$ 2.300,00 a R$ 2.500,00 por mês ao empregador, dependendo das provisões e contribuições específicas da atividade.
5. Custos Indiretos
Além dos valores acima, existem custos indiretos que muitas empresas esquecem:
Infraestrutura
- Espaço físico, energia, limpeza, mobiliário, internet
Ferramentas e Treinamento
- Equipamentos, softwares, capacitação
Administração
- Tempo e recursos investidos em folha de pagamento, impostos, contratações e demissões
Esses itens não aparecem na folha de pagamento, mas comem uma parte significativa dos recursos da empresa.
6. E se você não estiver pronto para contratar?
Se você ainda acha que o custo está alto ou que não pode arcar com isso agora, aqui vão algumas alternativas inteligentes:
Contratação de MEI ou PJ
- Em algumas atividades, contratar como Pessoa Jurídica (PJ) ou parceiro MEI reduz encargos.
- Atenção: deve haver relação de prestação de serviços legítima, sem subordinação direta.
Terceirização pontual
- Serviços como atendimento, marketing ou TI podem ser terceirizados por projeto.
Automação e produtividade
- Use ferramentas como Notion, Trello, Google Workspace para otimizar tarefas e reduzir horas de trabalho repetitivo.
💡 Dica estratégica: se você usa vídeos ou áudios promocionais para divulgar vagas, serviços ou campanhas de RH, considere gravá-los com um locutor profissional humano. Isso agrega credibilidade e pode melhorar o engajamento da sua comunicação interna e externa. O Leandro Lages locutor pode te ajudar com isso.
7. Planejamento é essencial
Muitos donos de negócios pensam apenas no salário e esquecem todo o resto. Por isso:
- Faça uma planilha de custos detalhada
- Verifique a necessidade real da contratação
- Consulte um contador para confirmar percentuais e detalhes da sua atividade
Planejamento bem feito = decisões mais seguras = menos prejuízo no final do mês.
Conclusão
Contratar um funcionário hoje (com salário mínimo de R$ 1.621,00 em 2026) exige planejamento e análise cuidadosa dos custos diretos e indiretos.
Seu gasto mensal com um colaborador pode girar em torno de R$ 2.300,00 a R$ 2.500,00, dependendo da sua realidade e provisões legais.
Antes de contratar, considere todas as variáveis e, se precisar, busque apoio de um especialista contábil.
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